Trello: cómo me organizo

Llevo oyendo hablar de Trello desde hace tiempo, pero no ha sido hasta hace unos días cuando he decidido profundizar más. Por si no estás al tanto, Trello es un software de administración de proyectos y tareas, disponible tanto en formato web como móvil.

Lo he estado probando estas semanas y, de momento, me está gustando, por lo que he pensado que sería una buena idea compartirlo aquí. Como estoy introduciéndome con Trello, seguramente actualice este post cada cierto tiempo (ya que, si sigo usando el software, estoy seguro de que añadirán nuevas funcionalidades o cambiaré la forma de organizarme).

Dicho esto, podemos empezar.

Por qué elegí Trello

Actualmente, estoy en un proceso de simplificar las cosas. Hace poco colgué un post sobre «Cómo superar la adicción al móvil», y, el que te traigo hoy, sigue una línea parecida.

Estaba notando que tenía la cabeza a reventar de ideas y preocupaciones (y eso que he acabado el curso y estoy de vacaciones…), por lo que, me decidí a encontrar un sistema para vaciar mi mente. Y, de esta forma, Trello se cruzó en mi camino.

¿Por qué Trello y no Evernote, Google Keep o cualquier otro software de organización? Si te soy sincero, por nada en especial. Navegando por el canal de Minimalistamente (el cual te recomiendo seguir), me topé con este vídeo, dedicado a la organización y, en especial, a Trello. Me convenció y decidí probarlo.

Trello funciona mediante tableros. Cada tablero, a su vez, posee en su interior listas y, dentro de cada lista, se almacenan tarjetas. Este es el aspecto aproximado de un tablero:

Me gusta esta forma de organización porque es muy visual y permite una gran versatilidad. La idea es jugar con las tarjetas, las cuales pueden personalizarse a tu gusto (añadiendo colores, imágenes, fechas de vencimiento, recordatorios, etc.).

Te pondré un ejemplo para que lo entiendas mejor. Imagina que estás preparando una gran fiesta y necesitas organizarte. Una buena idea sería crear un tablero llamado «Fiesta», y, dentro de él, una serie de listas, con todo lo necesario para preparar el evento (por ejemplo, una lista de «Catering», otra de «Local y ubicación», otra de «Invitados», etc.).

Una vez creadas las listas, pasarías a diseñar tarjetas. con las tareas a realizar para completar ese apartado. Si tomamos la lista «Invitados», podrían surgir tareas como:

• Avisar a mis familiares.
• Poner un mensaje en Facebook para que se enteren mis conocidos.
• Crear un grupo de WhatsApp para coordinarse.
• Dar envidia al vecino con los preparativos, etc.

Incluso, podrías programarlas y fijar fechas límites, para tener todo atado. Y, una vez que las vayas completando, procederías a eliminarlas y a cerrar sus correspondientes listas.

Este es solo un ejemplo, pero el uso que puedes hacer de Trello es muy variado. De hecho, y aunque está pensado para coordinar proyectos, yo lo estoy usando como agenda personal.

Aunque se especifica en la gestión de proyectos, puedes usar Trello como agenda personal.

Mi objetivo no es enseñarte cómo utilizar Trello, más que nada porque aún sigo experimentando. Quiero contaros mi experiencia y cómo lo uso, y es sobre lo que vamos a hablar a continuación.

Sin embargo, te animo a que, si decides probarlo, eches un vistazo a estos tutoriales (aunque hay muchos más; estos son solo un ejemplo):

• Tutorial Trello: Guía de uso con Ejemplos Reales Prácticos

• Qué es y cómo usar Trello

Una vez que hemos visto un resumen sobre cómo funciona Trello, pasemos a hablar de mi experiencia.

Cómo me organizo con Trello

Como te decía, estaba buscando una forma de vaciar mi mente de tareas y tenerlas todas bien organizadas. Trello me ha parecido una gran opción, dada su compatibilidad con ordenador y móvil.

Al ser tan visual, se me presenta como una forma sencilla de plasmar mi día a día y mis futuros proyectos y compromisos. Realmente, mi actual método de organización es muy sencillo, ya que tan solo utilizo 3 tableros.

Obviamente, no soy el director de Apple o Microsoft, por lo que mi lista de tareas es, por decirme de alguna manera, reducida. No obstante, es importante organizarse bien cuando hay pocas cosas pendientes, para estar preparado cuando los compromisos se acumulen.

Vamos a entrar en materia, ya verás que es más sencillo de lo que parece.

Mis tableros

Tal y como te he comentado, utilizo 3 tableros en Trello. Es lo que me funciona a mí, pero eres libre de modificarlo a tu gusto. Estos son mis tableros:

• Cajón de sastre: es el primer tablero en el que van a parar las ideas o tareas que me vienen a la mente. Una especie de bandeja de entrada, donde apunto todo aquello de lo que tengo que ocuparme, en espera de clasificación. Viene muy bien para esos momentos en los que recuerdas una tarea o tienes una idea, pero ningún lugar donde apuntarla. Al tener la app de móvil, tan solo tengo que iniciar Trello y mandar al «cajón» las tareas que surgen en el día a día.

• Tareas: es mi segundo tablero, donde apunto todas mis tareas, ya clasificadas. Hablaremos sobre ello en el apartado de «listas», pero me gusta asignar a cada tarea su modalidad, una fecha límite y, si es posible, el día y la hora concreta en la que la voy a realizar.

• Ideas: mi tercer y último tablero. En él, apunto aquellos proyectos que me gustaría hacer en un futuro, sin fecha fija. Aquí no hay tareas planificadas, tan solo ideas. Cuando lo creo oportuno, analizo cada idea y, si me apetece empezarlas, las voy transformando en pequeñas tareas, mandándolas a su respectivo tablero de «Tareas». Por cierto, también lo utilizo para apuntar los libros que estoy leyendo y los que me gustaría leer, pero esto es algo más personal.

Como ves, la estructura es sencilla: surge una idea o tarea y, si no tengo tiempo, la mando al «Cajón de sastre». Tras esto, la clasifico según sea una idea o una tarea, mandándola a su respectivo tablero.

Pongamos un ejemplo. Imagina que vas por la calle y, al pasar frente al escaparate de una tienda de ropa, recuerdas que necesitas unos vaqueros nuevos. Aquí se presentan dos opciones: o mandas la tarea «Comprar unos vaqueros» al Cajón de sastre o, si tienes tiempo, la clasificas directamente.

Si tus antiguos vaqueros pueden aguantar un tiempo, quizá optes por enviarla al tablero «Ideas», como una tarea que harás en un futuro. Pero, si tus pantalones están llenos de agujeros, una buena idea sería colocarla en el tablero de «Tareas», a poder ser con un día fijado para su compra.

Es solo un ejemplo, pero creo que pillas la idea. Lo que no queremos es quedarnos con las tareas en la cabeza, preocupados de que puedan olvidarse. Al apuntarlo, puedes estar seguro de que no se van a perder en tu memoria y que, tarde o temprano, volverás a ellas.

Mis listas

Hemos visto que utilizo 3 tableros: Cajón de sastre, Tareas e Ideas. Teniendo esto claro, pasemos a hablar de las listas, aquello que da vida a cada tablero.

El más fácil es el «Cajón de sastre», ya que la única lista que contiene es «Cajón», donde apunto las ideas y tareas que se me van presentando. Quedaría así:

Tanto el tablero «Ideas«, como el de «Tareas», están divididos en 3 listas, con sus respectivos colores identificativos:

• Trabajo: contiene las tareas e ideas relacionados con el blog o cualquier proyecto en el que ande metido. En teoría, también sirve para las tareas de un trabajo «al uso», pero, como sigo estudiando, no he llegado a ese punto. Un ejemplo sería «Publicar el nuevo post, el viernes a las 20:00». Color representativo: negro

• Estudios: aquí se almacenan las ideas y tareas propias de la universidad o los estudios que esté cursando. «Entregar el proyecto antes del martes» podría valer como ejemplo de tarea. Color representativo: verde

• Personal: es el apartado destinado a tareas e ideas más personales, del día a día. «Ir a la peluquería», «llamar a un amigo» o «felicitar un cumpleaños» son buenos ejemplos para esta lista. Color representativo: azul

Clasifico cada idea o tarea en uno de los 3 apartados anteriores, para saber en qué estoy trabajando en cada momento. Para facilitar las cosas, asigno uno de los 3 colores representativos a cada tarea, haciendo el proceso más visual.

Una imagen vale más que mil palabras, así que, te dejo un ejemplo a continuación. Empezaremos por el tablero «Ideas»:

Y, ahora, el tablero «Tareas»:

Este tablero es un poco más complejo y, como en la imagen no se aprecia del todo bien, te lo explico más en detalle. Estas son las listas que contiene:

• Tareas hoy: las tareas que vencen hoy o que tengo que llevar a cabo durante el día. Llevan fecha y hora prefijada.

• Tareas semana: igual que las de hoy, pero durante toda la semana. Deben llevar fecha y, si es posible, una hora fijada.

• Tareas mes: tareas a realizar durante el mes. No hace falta que lleven hora, tan solo fecha (ya que, cuando se acerque el momento, las pasaremos a «Tareas semana», asignándoles una hora concreta).

• Estudio, Trabajo y Personal: las 3 categorías de las que hemos hablado antes, con sus respectivas tareas y colores representativos.

• Siguiente paso: la utilizo para convertir las tareas generales de «Estudio», «Trabajo» o «Personal» en otras más específicas, para tener una idea concreta sobre cuál debe ser el siguiente movimiento. Atendiendo a la imagen, «Recuperar 2º de Infantil» (dentro de la lista Estudio), puede especificarse, por poner un ejemplo, en «Estudiar las letras» (dentro de la lista Siguiente paso). ¿Qué? Jugar con la plastilina no es tan sencillo como lo pintan…

Y, así es como estructuro mis listas. Una vez visto esto, podemos pasar a cómo organizo las tarjetas, aunque ya hemos tocado el tema en este apartado.

Mi forma de organizar las tarjetas

Recapitulemos. La organización de los tableros, junto con sus respectivas listas, queda así:

• Cajón de sastre
  • Cajón

• Tareas
  • Tareas hoy
  • Tareas semana
  • Tareas mes
  • Siguiente paso
  • Estudio
  • Trabajo
  • Personal

• Ideas
  • Estudio
  • Trabajo
  • Personal
  • Lecturas (opcional)

Pasemos ahora a las tarjetas, contenidas en sus respectivas listas. El proceso es muy sencillo, así que no te asustes.

Como decíamos, cuando me surge una idea o una tarea, puedo optar por mandarla al «Cajón de sastre» para luego clasificarla, o clasificarla directamente en los tableros «Ideas» o «Tareas». Si opto por la segunda opción, volveré a clasificar esa tarea o idea dentro de «Estudio», «Trabajo» o «Personal».

Si se trata de una idea, el proceso se detiene aquí, a la espera de tener tiempo (o ganas) para convertir esa idea en tareas concretas. Sin embargo, si es una tarea, la cosa no acaba ahí.

Una vez clasificada dentro del tablero «Tareas», en una de las 3 categorías principales, me gusta pensar qué acción es la primera que tengo que llevar acabo para avanzar en dicha tarea. Cuando la defino, la convierto en tarjeta y la coloco en la lista «Siguiente paso» (no hace falta que tenga fecha y hora fijada, al menos, de momento).

Tras esto, y si quiero o necesito acabarla en ese mismo mes, la paso a la lista «Tareas mes», indicando el día y, si es posible, la hora en la que la realizaré. Cuando solo quede una semana para su vencimiento, la colocaré en «Tareas semana» y, finalmente, en «Tareas hoy», cuando llegue el día señalado.

Esta es la secuencia completa, lo que no quiere decir que no pueda haber variantes. Por ejemplo, puedo dejar una tarea en «Tareas mes» hasta que acabe dicho mes, sin pasar por las demás listas. Y, no suelo escribir cada tarea en las listas de «Estudio», «Trabajo» o «Personal», a menos que sean tareas a largo plazo y sin una fecha concreta.

Si, por poner un ejemplo, me surge un compromiso la semana que viene, no hace falta que siga el orden descrito, pues es una tarea a corto plazo. La clasificaría en «Tareas mes» o «Tareas semana», siempre añadiendo su color representativo (verde para Estudio, azul para Personal y negro para Trabajo) y, si es posible, la fecha y hora.

Al fin y al cabo, consiste en diseñar un sistema sencillo y útil, con el que te sientas cómodo. Puede resultar un poco lioso al principio, pero te animo a que pruebes tú mismo lo que te he explicado, para comprobar si te sirve o no.

Trello y Google Calendar

Para cerrar este apartado, me gustaría hablar de una función clave que ofrece Trello: la sincronización con Google Calendar.

Antes de usar Trello, organizaba mi día a día con la app de Calendar, por lo que la compatibilidad entre ambas me parece un gran acierto. Para sincronizar tus tablones con Calendar, basta con descargar «Power-Ups», una especie de complementos que Trello te ofrece para mejorar tu organización.

Los Power-Ups que utilizo yo son «Calendario» y «Cronofy», ambos compatibles con Google Calendar. El primero pertenece a Trello, es gratuito y puede usarse en todos los tablones que quieras, mientras que, el segundo es independiente y, si optas por la versión gratuita, solo podrás utilizarlo en un tablero cada vez.

Sin embargo, me quedo con Cronofy. El Power-Up «Calendario» está muy bien para fijar fechas límite, pero tiene un fallo: no permite personalizar la duración de cada tarea, cosa que Cronofy sí hace. Al tener una duración por tarea prefijada, no podrás plasmar en Google Calendar que dos tareas distintas tienen duraciones distintas.

Puede parecer una tontería, pero si utilizas Trello y Calendar para planificar tu día a día, necesitas saber cuánto dura cada tarea. Por esa razón, te animo a que pruebes Cronofy. Como solo tengo 3 tableros, puedo desenvolverme con la versión gratuita, ya que solo lo uso en el tablero «Tareas». Te aconsejo empezar por la modalidad gratuita y, si lo necesitas más adelante, pasarte a la de pago.

Para que te quede más claro, te dejo varios recursos sobre el tema:

• Sincronizar Trello y Google Calendar con «Calendario»

• Sincronizar Trello y Google Calendar con «Cronofy»: esta es la página a la que deberás acceder una vez te hayas registrado en Trello y hayas creado tu tablero. Es un proceso automático, lo único que tendrás que hacer es registrarte en Cronofy con el mismo Gmail que usas en Google Calendar. 😉

Una vez hagas esto y asignes una fecha, hora y duración a tus tareas, estas aparecerán en tu Google Calendar. Simple y rápido.

App móvil

Finalmente, te aconsejo descargar la aplicación para móviles que ofrece Trello. No hay nada que tengas más a mano que tu teléfono, por lo que te vendrá bien para apuntar rápidamente tus ideas y tareas.

Tan solo advertirte que, si usas Cronofy, entres en Trello.com desde tu móvil y crees un acceso directo de tus tableros en la pantalla de inicio de tu teléfono. Cronofy no permite fijar duraciones personalizadas en las tareas creadas en la app móvil, por lo que, si quieres usar dicha función, tendrás que hacerlo a través de la página web de Trello (de ahí el acceso directo).

Conclusiones

Espero que te haya quedado todo claro, ya que es un tema difícil de explicar por escrito. Te animo a releer el post y, si te surgen dudas, puedes dejarme un comentario o mandarme un correo. 🙂

También te animo a probarlo por ti mismo y a experimentar. Trello me parece una plataforma muy útil para volcar mis ideas y organizar mi calendario, pero cada uno es distinto y tiene sus gustos.

La organización es algo que está en continuo cambio, por lo que, estoy seguro de que iré probando cosas nuevas. Pero, no te preocupes: actualizaré el post cada cierto tiempo, para contarte cómo me estoy organizando.

Por último, y si te ha gustado, te animo a que eches un ojo a este otro post, de una temática similar:

• Cómo superar la adicción al móvil

Gracias por llegar hasta aquí y ¡suerte organizando!

Un abrazo,

-Javier

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