Sprint: método para lanzar tu proyecto en 5 días

Hoy os traigo una reseña muy «productiva». Hablaremos de «Sprint», de Jake Knapp, el libro clave para lanzar tu proyecto en solo 5 días. Suena prometedor, ¿verdad?

Sprint: una nueva metodología

Para empezar, nada mejor que definir qué demonios es «Sprint»:

Sprint: metodología de desarrollo de proyectos, con foco en el trabajo individual, el tiempo para prototipados y una fecha límite clara. Único proceso de 5 días para resolver preguntas cruciales del proyecto, a través del prototipado y la prueba de ideas con clientes.

En resumen, un método para idear prototipos y testear ideas en menos de una semana. Parece ciencia ficción, pero no, no es una invención de George Lucas. A continuación, os dejo un esquema del método, dividido por días:

Si esto te resulta más confuso que las matemáticas de 2º de Bachillerato, no te preocupes: dedicaremos un post entero a explicar este prometedor método. Si tu equipo necesita un soplo de aire fresco y tus proyectos están estancados, esto es para ti. ¿Empezamos?

La metodología Sprint, paso a paso

Primeros pasos del sprint

Este es el esquema de un día de trabajo normal:

Y, este el de un día de Sprint:

Como ves, la diferencia es palpable. Realizar un sprint requiere preparación, algo que veremos en este primer punto. A continuación, los primeros pasos para diseñar tu sprint:

• El equipo debe reservar una semana entera (5 días). El horario será de 10:00 a 17:00, con breves descansos y uno más largo para la comida. El viernes, el sprint empezará a las 9:00.

• Antes de empezar, se crea una fecha límite (viernes). Esto puede hacerse cerrando visitas a clientes o alquilando un espacio para mostrar el producto.

• El Sprint debe abarcar un problema lo suficientemente grande. Esta metodología requiere tiempo y esfuerzo, necesitamos resolver grandes cuestiones para sacarle partido.

• Dentro del sprint, no está permitido el uso de dispositivos móviles u ordenadores. Si se necesita consultar ambos, puede hacerse, pero hay que salir de la sala. En los descansos, obviamente, están permitidos.

• Necesitas una o dos pizarras y muchos post-it. Tienes todo el material necesario en la web de Sprint (y, cuando digo todo, es todo).

• Encuentra y reserva una sala para tu sprint. La sala, junto a los post-it y la pizarra, es el cerebro compartido de la empresa.

• Forma el equipo. No es recomendable que haya más de 7 personas y, entre ellas, es aconsejable encontrar estos perfiles:⠀
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  • «Decider» (obligatorio): es la persona que tomas las decisiones relevantes del Sprint, la que tiene la última palabra. Suelen ser el CEO o director del proyecto (el jefe). Si el «decider» no puede estar toda la semana disponible, debe nombrar a un delegado dentro del Sprint. Además, es clave que esté presente el Lunes (para dar su perspectiva del problema) y el Miércoles (durante la toma de decisiones).⠀
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  • «Facilitator»: responsable de manejar tiempos, debates y, en general, el proceso del sprint. El guía, la persona que evita que el sprint se desmadre (puede ser alguien externo al proyecto, para fomentar la imparcialidad).⠀
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  • «Finance expert«: aporta la visión financiera del problema. Los números son lo suyo.⠀
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  • «Marketing expert»: la persona que dirige el cotarro en las redes sociales. Para que el proyecto impacte en el cliente, el marketing es importante.⠀
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  • «Customer expert»: pisacalles, empático y centrado en el cliente. Es la persona que mejor conoce a vuestro público, algo clave.⠀
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  • «Tech/logistics expert»: los ingenieros y desarrolladores, aquellos seres capaces de sobrevivir a base de código y la luz de las pantallas. Sin duda, son importantes para prototipar y dar una visión técnica.⠀
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  • «Design expert»: cada producto necesita un diseño, así que, alguien tendrá que hacer el trabajo. La persona que se encarga del proceso creativo de tu proyecto.⠀
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  • «Troublemaker»: ¿sabes esa persona que tiende a llevar la contraria y generar debate? Siempre que sea de forma constructiva, dicha actitud es fundamental para contrastar ideas en el sprint.

Tras haber cumplido estos puntos, podemos empezar con el sprint. Toca ponerse zapatillas cómodas…

Lunes

El lunes será momento de preparar el camino a seguir durante el sprint. Empezaremos por el final, estableciendo un objetivo a largo plazo. Después, crearemos un mapa del sprint.

Tras esto, invitaremos a los miembros del sprint y otros expertos ajenos a compartir su visión sobre el objetivo de la semana. Finalmente, definiremos un objetivo concreto, realizable en una semana.

Empieza por el final

Como inicio, nos plantearemos las siguientes preguntas (estableciendo un tiempo máximo de 30 minutos):

• ¿Por qué estamos haciendo este proyecto?
• ¿Dónde queremos estar en 6 meses, 1 año y 5 años?

Tras debatir, será momento de extraer un objetivo a largo plazo y apuntarlo en la pizarra. Una vez hecho esto, tocará ponerse un poco pesimistas, identificando todos los obstáculos y problemas a tratar hasta alcanzar el objetivo. Para ello, podemos valernos de las siguientes preguntas:

• ¿Qué cuestiones queremos responder en este sprint?
• Para alcanzar nuestro objetivo a largo plazo, ¿qué tiene que ser verdad?
• Imagina que viajamos a un futuro en el que nuestro proyecto ha fallado. ¿Qué podría haber fallado?

El mapa

Una vez hallamos definido el objetivo y las preguntas a resolver en el sprint, la pizarra debería verse así (tomaré el ejemplo de una empresa de diagnóstico de mejores terapias individualizadas para pacientes con cáncer):

Teniendo esto, será momento de transformarlo en un mapa u hoja de ruta. El resultado, teniendo en cuenta el ejemplo anterior, podría quedar así:

El elemento clave de los mapas es que se centren en el cliente. Cada mapa es una historia: a la izquierda, tenemos a los protagonistas, los cuales, a lo largo del recorrido, se enfrentan a distintos retos, hasta dar con una solución.

Pasos básicos para dibujar tu mapa (por ese orden y empleando, como mucho, 60 minutos):

1. Cita a los «actores» en la parte izquierda del mapa.⠀
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2. Escribe el final a la derecha, es decir, el objetivo a tratar en el sprint.⠀
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3. Completa la parte central con palabras, cajas y flechas que representen los obstáculos presentes a la hora de alcanzar el objetivo.⠀
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4. Hazlo fácil. Tu mapa debería tener entre 5 y 15 pasos.⠀
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5. Pregunta. Haz que el resto del equipo participe en la elaboración del mapa.

Pregunta a los expertos

Es momento de aprovechar el talento de cada miembro de tu sprint. Para empezar, es importante que, dentro del equipo, haya personas capaces de explicar:

• La estrategia del proyecto: el «Decider» suele ser el encargado.

• La voz de los clientes: aquí, será clave el «Customer expert».

• Cómo funcionan las cosas: aquellos que conocen los entresijos del producto (ingenieros, diseñadores, especialistas, etc).

• Esfuerzos previos: la persona que conoce los intentos fallidos anteriores (si los ha habido), así como información previa de proyectos similares.

Reserva 30 minutos para cada experto. Primero, y si el experto no forma parte del equipo encargado del sprint, tocará hacerle un breve resumen y enseñarle nuestra bonita pizarra.

Tras esto, el experto expondrá su punto de vista y responderá a las preguntas del equipo. La clave es convertir la intervención en algo informal e improvisado, acorde al estilo del sprint.

Una vez concluida su intervención, se harán los cambios pertinentes en el mapa (si es necesario). Para recoger los puntos importantes de cada intervención, usaremos la técnica «How Might We» o «¿Cómo podríamos…?».

Simplemente, consiste en identificar retos y apuntarlos en post-it. Una vez terminen las intervenciones, pegaremos todos los post-it en la pared u otra pizarra y elegiremos las preguntas más interesantes.

(¿Te has dado cuenta de que los papeles tienen pegatinas circulares? Hablaré de ello a continuación, pero, te adelanto que es una forma de votar a las mejores cuestiones.)

Bueno, ahora tenemos un lío de la leche con tantos papelitos. Lo mejor, será ordenarlos.

Para ello, haremos varias columnas y agruparemos las preguntas relacionadas por temática. Algo así:

Entonces, ¿cómo elegimos las mejores preguntas? El proceso es sencillo:

• Cada persona tendrá 2 pegatinas.⠀
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• El «Decider» tendrá 2 pegatinas más grandes, dado que su opinión tiene más peso.⠀
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• Revisad el objetivo a largo plazo y las preguntas clave (lo que habéis escrito en la pizarra).⠀
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• Votad en silencio las preguntas ganadoras, colocando la pegatina sobre las elegidas (se puede votar una idea propia o votar dos veces la misma).

Una vez hayáis votado, coged las preguntas con más pegatinas y colocadlas en la pizarra, junto al objetivo a largo plazo y las preguntas esenciales (intentad colocarlas en función de los pasos del mapa):

Elegid el objetivo

La última tarea del lunes es elegir un objetivo claro para el sprint. ¿Quién es el cliente más importante y cuál es el momento crítico de la experiencia de ese cliente?

Esta tarea corresponderá al «Decider», en colaboración con el resto del equipo (aunque este tendrá la última palabra). ¿Recuerdas el ejemplo anterior de la empresa de pacientes con cáncer? Así quedó su mapa y pizarra tras elegir el objetivo:

Una vez confeccionado el objetivo a largo plazo y las preguntas esenciales, diseñado el mapa, preguntado a los expertos y elegido el objetivo del sprint, es momento de descansar. Al menos, hasta mañana.

Martes

El martes, llega el momento de las soluciones. Para empezar, revisaremos las ideas existentes, para mejorarlas y mezclarlas. Después, cada persona hará un boceto de su idea y, tras deliberar, se elegirá la mejor solución.

Remix and Improve

En este punto, cogeremos las ideas existentes sobre el proyecto y haremos un remix al puro estilo Daddy Yankee. Para ello, nos valdremos del ejercicio «Lightning Demos».

Dicho ejercicio consiste en otorgar 3 minutos a cada persona para exponer sus soluciones favoritas (de otros productos, servicios o compañías). Digamos que es un ejercicio de buscar soluciones existentes y adaptarlas a tu producto.

Para que el ejercicio funcione, cada persona debe traer una lista de soluciones (puedes ponerlo como deberes el lunes). Mientras se presentan las ideas, alguien debe encargarse de apuntarlas en la pizarra, quedando algo parecido a esto:

Tras recoger todas las posibles soluciones, tocará asignar tareas. Si el objetivo requiere de distintos pasos, pueden crearse equipos específicos para cada uno. Apunta los equipos en la pizarra, tal que así:

El boceto

Tras contemplar todas la ideas, será momento de hacer un boceto. Esbozar tu idea es la mejor forma de convertir ideas abstractas en soluciones concretas, así, ¡coge lápiz y papel!

Para que la cosa funcione, será necesario que trabajéis individualmente, pero juntos. Esbozar en silencio, para mantener la concentración y, hacedlo de la siguiente forma:

• Tomad notas: durante 20 minutos, observad todas las ideas planteadas en el paso anterior y tomar notas en una hoja en blanco, de aquello que consideréis importante para moldear una solución (asegúrate de copiar el objetivo a largo plazo y las preguntas esenciales primero).⠀
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• Desarrolla ideas: una vez tengas las notas, será momento de que las uses para hallar una solución. Este proceso durará 20 minutos.⠀
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• «Crazy 8s»: este ejercicio es rápido y dinámico. Consiste en escoger tu idea favorita y, en 8 minutos, diseñar 8 posibles alternativas, partiendo de esa idea inicial. Para ello, toma una hoja en blanco y dóblala en 8, asignando un cuadrado a cada idea:

• La solución: finalmente, dedica una hoja a detallar en profundidad tu solución. Ponle un título llamativo y hazlo de forma anónima, para no influir en la elección posterior. No hace falta que sea una obra de arte, con que se entienda el concepto es suficiente.

Una vez hecho el boceto, habrá acabado el día. El miércoles será el momento de valorarlos y elegir el mejor, pero, por ahora, toca irse a casa a jugar al FIFA.

Aun así, es importante que alguien se encargue de ir contactando con clientes, para el testeo del viernes. Suele ser tarea del «Facilitator».

Miércoles

El miércoles es el día de las elecciones. Decidiréis la mejor solución (o soluciones) para alcanzar el objetivo y, tras ello, definiréis un plan paso por paso para prototiparla. Vamos allá.

Decide

Este es el ejemplo de una discusión tipo, encaminada a encontrar la solución a un problema:

Y, esto es lo que vamos a hacer en el sprint:

Para ello, haremos lo siguiente:

• Colocaremos todos los bocetos en una pared, como una exposición de museo.⠀
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• Examinaremos cada boceto individualmente y en silencio, poniendo pegatinas en las partes que nos resulten interesantes. Si queremos resaltar alguna idea o completarla, pegaremos un post-it con nuestra reflexión o duda.⠀
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• Valoraremos los puntos clave de cada boceto. Esta discusión será rápida (3 minutos por boceto) y se centrará en aclarar dudas y exponer la finalidad de cada boceto. El «Facilitator» expondrá cada boceto y las notas que se hayan podido añadir. Alguien se encargará de convertir el debate en preguntas, para pegarlas encima del boceto. Finalmente, el autor del boceto se identificará y aclarará cualquier duda que haya podido surgir.

• Votaremos nuestro boceto ganador, poniendo una pegatina en él. Tendremos 10 minutos para decidir y 1 para explicar nuestra decisión (si es necesario hacerlo). El «Decider» tendrá 3 supervotos. El boceto que tenga al menos un supervoto, será uno de los elegidos (aunque solo tenga el voto del «Decider»).⠀
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• Separaremos los bocetos ganadores del resto. No desecharemos los no elegidos, sino que se agrupan en una categoría de «Quizá más tarde…».

Une, divide y nombra

Es posible que, tras votar, existan varios bocetos ganadores. Cuando esto ocurre, existen dos posibilidades:

• Unir los bocetos en una idea unificada.⠀
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• Crear varios prototipos para el viernes.

Sea como sea, necesitarás elegir un nombre para el prototipo. Para ello, dejaremos 3 minutos en los que cada persona escriba los nombres que se le ocurran. Tras esto, daremos 2 minutos para elegir los 3 que más nos convencen y escribiremos todas las posibilidades en la pizarra. Finalmente, decidiremos el ganador poniendo un punto al lado de su nombre (una vez más, el «Decider» tiene la última palabra).

El guion

Cuando prototipamos sin un plan, suele ocurrir lo siguiente:

Para evitarlo, crearemos un guion, siguiendo este plan:

Vale, ¿cómo creamos el guión? Muy atent@:

• La cuadrícula: lo primero será dibujar una cuadrícula de unos 15 planos. Cada plano tendrá el tamaño de dos folios y usaremos una pizarra vacía para dibujarlos.⠀
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• Define una escena inicial: en la primera cuadrícula, dibujaremos la forma en la que los clientes descubren nuestro producto (anuncios, artículos, App Store, etc).⠀
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• Rellena el guion: en el resto de cuadros, detallaremos el proceso que nos permitirá dar solución al problema central del sprint, apoyándonos en las ideas y bocetos seleccionados. No es momento de crear nuevas ideas, sino de plasmar las que ya conocemos. Asignaremos a un encargado para dibujar y escribir el gui0n en la pizarra y, como siempre, el «Decider» tendrá la última palabra. ⠀
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  • Importante: intentad que el prototipo pueda ser testeado por el cliente en unos 15 minutos.

El miércoles ha sido un día largo, pero hemos avanzado mucho. Mañana, tocará prototipar y convertir el guion en una solución real. La cosa va avanzando…

Jueves

El jueves es momento de prototipar, el día de la ilusión. Para lanzar el prototipo en un solo día, necesitaremos adoptar una filosofía «fake it». Veamos cómo hacerlo.

Fake It

La cosa está así: tenemos 24 horas para crear un prototipo que pueda ser presentado y probado por los clientes. Así que, tocará hacer un poco de magia.

Al tener tan poco tiempo, construiremos un prototipo «fachada», es decir, algo que sea lo más básico posible, pero testeable. Para ello, seguiremos la filosofía «fake it», construyendo una fachada:

Básicos para construir el prototipo:

• Algo de lo que puedas prescindir: no prototipéis nada de lo cual no os podréis deshacer si fracasa.⠀
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• Crea algo que te permita aprender, nada más.⠀
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• El prototipo debe parecer real, por muy simple que sea.

Prototipemos

Cada prototipo es distinto, por lo que, más que una guía paso a paso, el libro nos ofrece una serie de recomendaciones. Veamos cuáles son:

• Elige las herramientas adecuadas: la mayoría de prototipos online pueden diseñarse con Keynote o PowerPoint. Sea como sea, elige las herramientas más básicas y útiles, aquellas que te permitan prototipar en un menor tiempo, sin perder calidad.⠀
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• Divide y conquista: a la hora de prototipar, designa los siguientes roles:⠀
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  • «Maker» (2): las personas que se encargan del trabajo sucio, los que están a pie de obra (suelen los diseñadores, ingenieros, etc).⠀
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  • «Stitcher»: la persona que reúne el trabajo de los «makers» y le da un estilo uniforme.⠀
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  • «Writer»: el encargado de diseñar los textos del prototipo.⠀
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  • «Asset Collector»: la persona encargada de recopilar y aportar a los «makers» aquello que necesiten (imágenes, vídeos, iconos, información, etc).⠀
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  • «Interviewer»: es la persona que se encargará de las entrevistas a clientes del viernes. Será el encargado de elaborar el guion de las entrevistas.⠀
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• Divide el guion: una vez asignados los roles, es recomendable dividir el guion y repartir el trabajo.

Probemos

Tras dedicar toda la mañana a prototipar, haremos una prueba a primera hora de la tarde, a eso de las 15:00. La primera persona que deberá testear el prototipo será el «Interviewer», el encargado de dirigir las entrevistas del viernes.

Probaremos lo que llevamos hasta el momento. De esta forma, y si surgen imprevistos, habrá tiempo suficiente para arreglarlos. Tras comprobar que el prototipo funciona, habremos cerrado el día.

Viernes

Hemos llegado al último día del sprint. El viernes, solo restará testear el prototipo con potenciales clientes. El «Interviewer» se encargará de dirigir las entrevistas, acompañando al cliente en el proceso.

Mientras tanto, en otra sala, el resto del equipo tomará nota de las reacciones de los entrevistados (para ello, ambas salas estarán conectadas por un videoconferencia).

Para recopilar suficientes datos, deberemos entrevistar a 5 personas. De esta forma, podremos dedicar 1 horas a cada una, pudiendo contrastar varias opiniones.

La entrevista

Hacer entrevistas es un arte. Para facilitar el proceso, el libro nos ofrece un guion general de la estructura de una buena entrevista:

• Primero, una cálida y amigable bienvenida.⠀
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• Preguntas de contexto: antes de mostrar el prototipo, y a base de preguntas previamente pensadas, encaminaremos la entrevista hacia la temática de nuestro proyecto y cómo casa este en la vida del entrevistado.⠀
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• Presentación del prototipo: a la hora de presentar el prototipo, será necesario explicar que, al tratarse de una prueba, hay elementos que pueden fallar. Para quitar hierro al asunto, el entrevistador puede argumentar que no ha participado en su desarrollo, por lo que ninguna opinión negativa del entrevistado será algo personal.⠀
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• Ponle retos: la mejor forma para que el cliente valore el prototipo es dejando que juegue y pruebe con él. El entrevistador le animará a probar cosas y le lanzará pequeños retos, pero no intervendrá demasiado. Preguntas como «¿Qué crees que hace eso?», «¿Qué te parece?» o «¿Qué harías ahora?» son una excelente forma de recibir feedback del cliente sin presionarle. Lo más importante es que el cliente pruebe y comparta sus reflexiones en voz alta.⠀
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• Acaba con un resumen: termina la entrevista pidiendo opinión al cliente. «¿Qué te ha gustado y qué no?», «¿Cómo describirías el producto a un amigo?», «Si tuvieses 3 deseos para mejorar el producto, ¿cuáles serían?».

Aprende: conclusiones del sprint

Antes de empezar la primera entrevista, reúne al resto del equipo en una sala independiente. En una pizarra, deberéis crear un cuadro similar a este:

Reparte post-it y un rotulador negro, verde y rojo a cada persona. Durante la entrevista, cada persona apuntará en los post-it las ideas o notas que le vayan surgiendo, usando un color u otro según el caso (verde para notas positivas, rojo para negativas y negro para neutras). Cuando la entrevista acabe, pegad los post-it en la pizarra, en la casilla correspondiente.

Una vez hayan acabado todas las entrevistas, dedicad 5 minutos a repasar las notas de la pizarra. Buscad patrones y, teniendo en cuenta el objetivo a largo plazo y las preguntas esenciales del lunes, valorad cómo ha funcionado el sprint. Los próximos días se dedicarán a extraer conclusiones del experimento, pero, lo más difícil está hecho.

¡Enhorabuena! Habéis acabado vuestro primer sprint.

Apoyo oficial

Resumir un libro como Sprint no es fácil, pero espero que todo haya quedado lo más claro posible. Aun así, nada mejor que escuchar a los autores para entender el método a la perfección.

Mi trabajo termina aquí, pero tenéis todo perfectamente detallado en la página oficial del Método Sprint (en serio, se lo han montado genial). Aquí el enlace:

Y, como siempre, te recomiendo que te leas la obra completa. Sin duda, es un libro que vale la pena.

En las próximas semanas, tengo en mente realizar un sprint en un nuevo proyecto. Mi idea es que, una vez lo terminemos, suba la experiencia al blog, así que, estad atentos (suscribiéndoos a la newsletter, por ejemplo).

Sin mucho más que decir, me despido. Decirte que, si quieres complementar estos conocimientos, puedes echar un vistazo a mi post anterior: «Cómo construir tu StoryBrand».

Gracias por leer y, si quieres dar tu opinión sobre el método, déjamelo en los comentarios. 😉

Un abrazo,

-Javier